ARRANGEMENTER
Vejledning i at arrangere arrangementer i Visuelt Forum
En af Visuelt Forums vigtigste aktiviteter er vores medlemsarrangementer.
Hvis man ikke har prøvet at lave et arrangement før, står man med mange
spørgsmål. Vi har derfor lavet en opsamling over, hvad man skal huske, når
man giver sig i kast med et arrangement. Nedenstående er en “brutto-liste”
– det er ikke nødvendigvis alle punkter, man skal igennem hver gang!
God fornøjelse!
Før arrangementet
- Få en go’ ide! Overvej formen: paneldiskussion, oplæg, decideret kursus, virksomhedsbesøg, workshop etc.
- Ring/mail vedkommende - jeg har gode erfaringer m. at ringe direkte.
Så får man et hurtigere svar, og for nogle oplægsholdere (især de nye og
ikke-professionelle) kan det virke beroligende, at det »bare er kolleger« –
som i øvrigt er meget interesserede og spørgelystne.
- Lav en aftale (gerne skriftlig, fx pr. mail) m. oplægsholderen om tid, sted,
pris, indhold. Det er godt at briefe oplægsholderen grundigt om, hvem vi er,
og hvad vi ønsker at høre om, så de ikke starter med »Adam og Eva«.
- Pris: hmm, tja, afhængig af hvem det er, og hvad vi be’r om (kursus,
oplæg, virksomhedsbesøg, paneldeltagelse etc.). Jeg plejer at sige »et sted
mellem 0 og 5.000 kr.«
- Et »almindeligt« fordrag ligger ofte på 3.000 kr.
- Virksomhedsbesøg er som regel gratis.
Pris og kvalitet hænger dog ikke altid nødvendigvis sammen…
Honoraret kan også være vin, blomster el.lign., hvis oplægsholderen
foretrækker det. VIF har (selvfølgelig) specieldesignede vin- og
champagneetiketter.
Hvis prisen på et arrangement bliver over 5.000 kr., skal du sende en mail rundt
til bestyrelsen og få OK for prisen, inden du konfirmerer aftalen med
oplægsholderen.
- Samarbejde med andre grupper. VIF har nogle gange samarbejdet m.
andre grupper i DJ, hvor der har været fælles berøringsflader, fx.
Fotograferne/PF, Organisationsbladsgruppen, Bladtegnerne o.a.
Enkelte gange har vi inviteret ikke-medlemmer, der dog som regel skal
betale deltagergebyr. - Reservér lokale. Her kan DJ hjælpe m. reservering af lokaler i
forbundshuset samt bestilling af sandwicher og drikkevarer.
Vi kan også låne projector, overhead m.v. i DJ, men husk at bestille i god tid!
Kontakt Merete Jeilmann i DJ på tlf. 33 42 80 00 eller send en mail til hende på
mej@journalistforbundet.dk
Der er plads til ca. 25 personer i kantinen på Gl. Strand 46 og ca. 30 i
mødelokalet på 2. sal i Læderstræde 11B. Nøgler skal hentes inden kl. 16 i
receptionen efter aftale.
Sandwicher til andre steder bestiller jeg pr. tlf. nogle timer forinden og
henter på vej til arrangementet.
Vi har gode kontakter til DKs Designskole og Teknisk Skole på Lygten 16, og
har tidl. lånt/lejet lokaler der.
På museer kan vi ofte komme gratis ind med pressekort – hvis altså
deltagerne har husket det! - Skriv en kort introtekst til VIFweb og nyhedsbrev (mailes til
mail@karenhedegaard.dk) – eller bed oplægsholderen om at gøre det. Ca. 5-
10 linier. Nogle oplægsholdere beder arrangøren selv hente tekst på deres
hjemmeside, men det er ret tidskrævende at sortere i deres biografi – især
hvis de får løn for deres oplæg. Skriv evt. et kort forslag og mail det til
godkendelse. - Svar hurtigt på tilmeldingsmails.
Et forslag:
”Kære VIFer. Tak for din tilmelding til (hvad). Vi har skrevet dig på deltagerlisten. Vh”.
- Send gerne en huskemail 2-3 dage før med præcist mødested og opfordring til at melde afbud, hvilket en del desværre glemmer.
Et forslag:
“Kære VIFer. Tak for din tilmelding til (hvad), (sted), (dato), (tid). Hvis du bliver forhindret, bedes du melde afbud så hurtigt som muligt, så dem på ventelisten kan få din plads, og vi ikke køber for mange sandwicher. Vh”.
Send også gerne en deltagerliste med til deltagerne.
Det er en god idé at opfordre deltagerne til at lave et kort skriv/levere billeder til VIFweb om arrangementet.
Selve arrangementet
- Vær den første der kommer. Andre bestyrelsesmedlemmer, som deltager, bør også gi’ en hånd med til opsætning og oprydning.
- Tjek at teknikken fungerer. DJ har storskærm, projektor og pc til brug i huset. Bestil det i god tid hos Merete Jeilmann: mej@journalistforbundet.dk
- Tag imod folk, især »de nye«. Dog – mange deltagere til VIFarrangementer er gengangere, klassekammerater, kolleger etc.
- Start arrangementet til tiden eller max. 5 min. efter.
- Præsentér oplægsholderen kort. Nogle oplægsholdere vil gerne ha’ en deltagerrunde, så de ved, hvem de taler til. Det er også rart for deltagerne at vide, hvem de er sammen med.
- Pause. Det er en god idé at holde en ca. 20 min. pause midtvejs i arrangementet, hvor vi spiser sandwich og snakker. Snak gerne med deltagerne i pausen, især »de nye«.
- Tak til sidst oplægsholderen og giv evt. en gave (hvis oplægsholderen ikke får honorar). Bed oplægsholderen om at sende regningen til kasserer Hans Frederiksen, Olufsvej 46, 2100 København Ø eller – hvis VIFs ophavsretsmidler skal betale – til Ophavsretsfond, c/o DJ, Gl. Strand 46, 1202 København K.
Hvis du selv har haft udlæg, f.eks. til sandwiches, skal du huske at få en bon, som du sender til Hans sammen med dit kontonummer samt angivelse af, hvad du har lagt ud for.
Efter arrangementet
- Send snarest en evalueringsmail til alle deltagerne. Mange besvarer disse, og de er et rigtig godt redskab til at forbedre VIFs arrangementer og få gode ideer til nye. Samtidig holder vi også en god kontakt til medlemmerne.
Et forslag:
“Kære VIFer,
For at give bestyrelsen et fingerpeg om, hvorvidt du kunne bruge arrangementet og hvad du fik ud af det, håber vi, du har tid til at udfylde dette lille evalueringsskema. Du kan enten bruge en skala fra 0 (skidt) til 10 (fedt), skrive dine kommentarer – eller begge dele.
- Hvor relevant var arrangementet for dig?
- I forhold til dit arbejde?
- Hvordan var oplægholderens (navn/e) oplæg?
- Ville du have deltaget, hvis du havde kendt det præcise indhold på forhånd?
- Kunne du tænke dig mere om dette emne - og i givet fald hvem/hvad/hvor?
- Hvad kunne gøres bedre?
- Har du ideer eller forslag til virksomhedsbesøg, kurser, efteruddannelse eller andet fagligt, du kunne tænke dig? Skriv gerne kontaktpersoner, adresser etc, så vi har noget at arbejde med.
- Andet?
I øvrigt
Hvis der bliver lavet tekst/billeder om arrangementet, eller hvis oplægsholderen leverer sit oplæg som PDF/PowerPoint, er det en god ide at maile deltagerne og gøre opmærksom på det.
